Школьный проект - это только начало

Дорогие друзья!
Во время тренинга возникло немало идей, которые становятся основой добрых партнерских отношений и совместных проектов. Мы хотим поделиться с вами некоторыми материалами, которые помогут вам в реализации ваших задумок.
Рекомендаций о том, как написать проект, довольно много - с разных точек зрения, с разными акцентами... Например, тут, или здесь. Или вот на этом сайте можно узнать о "подводных камнях" в деле написания заявок на гранты... В Google мнооого полезно-интересного ;) 
Вот еще: Как написать проект ,  Стратегия проекта в вопросах,  4 этапа проекта.
Рекомендации по написанию заявки по программе "Youth in Action" - на сайте Эстонского бюро "Молодежь Европы".

В материалах обучающего семинара, проведенного Фондом открытой Эстонии, разобраны составные проекта от А до Я: с чего начинать, как собрать команду и разработать план действий, из каких кусочков складывается проект, что такое логическая матрица, чем привлечь спонсоров, на что обратить особое внимание...
Справочник по проектной работе доступен и на русском языке:

T-kit 3 "Проектый менеджмент" 

Может быть, на первый взгляд что-то покажется сложноватым. Но главное в пути - шагать :) и верить в себя и в своих единомышленников! Ведь и ночной поход в начале тренинга вам реальностью не казался :) Но теперь вы точно знаете, что границы ваших возможностей и творческих способностей где-то за линией горизонта :) А Земля, как известно, круглая ;)

В любой новой работе масса вопросов, всегда возможны сложности, неясности, накладки... Опытным путем мы зачастую узнаём гораздо больше, чем из теоретической статьи. Здесь (под катом) некоторые советы по написанию и реализации проектов, то, что мы на собственном опыте узнали, с чем сами сталкивались в работе. Конечно, они вряд ли будут новостью для тех, кто уже сам работал над проектами. Но всегда найдется тот, кто только начинает путь и выбирает снаряжение. Всяко пригодится :)
Итак...

БАНКА С СОВЕТАМИ :)

29.09.2010

Прежде чем писать проект, стОит прояснить ДЛЯ СЕБЯ цель, задачи, результаты и методы. Должно быть всё ясно для себя! Только тогда можно убедить других (коллег, спонсоров, фонды) в необходимости проведения задуманного  :)

Любой проект - это действие, ограниченное во времени. Когда продумываете сроки проекта, внимательно смотрите на календарь! Пусть подготовка проектных мероприятий не накладывается на каникулы/серию праздников/время массовых отпусков... Иначе общение с партнерами и проектной командой будет затруднительным (они все время будут оказываться вне связи), а продвижение дел будет затягиваться и сбиваться с графика... То же касается сроков окончания проекта: очень неудачно, если отчет по проекту вам придется делать, например, в атмосфере предрождественской суеты  :)

Проблема, от которой отталкивается ваша проектная идея/задача, НЕ должна быть голословной. Ее нужно подтвердить. Сила фактов (особенно статистических) сногшибательна! Но источник должен быть объективным. Например:

- статистические и демографические данные;

- результаты исследований общественного мнения;

- данные анкетирования, самостоятельно проведенного в целевой группе (оформить приложением к проекту);

- государственные программы развития, перспективные программы фондов;
- статьи и выступления видных общественных деятелей, ученых;

- опыт/результаты аналогичных проектов.
Аргумент "от обратного" тоже может быть весомым: сделайте небольшой анализ того, что случится, если ваш проект, решающий определенную проблему, НЕ будет реализован.

Известный закон Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег" ;) Поэтому в поле зрения вашего внимания с самого начала должны быть три основных ограничения проекта: сроки, бюджет и качество работ.

30.09.2010

Предполагая проектные даты, внимательно изучите условия фонда: сколько времени фонд предполагает на рассмотрение заявки, в какие сроки позволяет начать проектные действия, сколько нужно времени на оформление договора с фондом и т.п. Рассчитывайте сроки начала проекта так, чтобы после получения ответа от фонда у вас еще оставалось достаточно времени на необходимые организационные действия (информационная кампания, сбор участников, уточнение программы... + тем, кто будет приезжать издалека, нужно минимум за 2 недели бронировать/покупать билеты на транспорт).

Многие фонды имеют возможность дать вам предварительную консультацию по проектной заявке. Обязательно воспользуйтесь! Свяжитесь с консультантом фонда, договоритесь о встрече, вышлите заявку. Вы получите рекомендации, что скорректировать в заявке, чтобы сделать ее более выигрышной. На эту процедуру вам нужно от недели до 1,5 месяцев (в зависимости от фонда). 

01.10.2010

Очень важный момент: использовать проектные деньги можно только в рамках дат начала и окончания проекта. Это значит, что все материалы, билеты и прочие необходимые для проекта вещи следует приобретать после даты начала проекта и до даты окончания проекта. Расходы вне этих временных рамок невозможно компенсировать из дотации фонда - они будут относиться к самофинансированию. Сроки начала и окончания проекта - не то же самое, что даты непосредственных проектных мероприятий. Например, если тренинг проводится 21-28 августа, то сроки проекта с 25 июля по 25 октября - это время от подготовки к тренингу до завершения всех посттренинговых мероприятий. Даты начала и окончания проекта вы устанавливаете сами в зависимости от того, сколько времени вам потребуется (в разумных, конечно, пределах) на подготовительный и завершающий этап. Эти даты фиксируются сначала в заявке, а затем в договоре с фондом, оказывающим финансовую поддержку. Некоторые фонды акцептируют свои фиксированные сроки (например, дата начала проекта - за 1 месяц до проектных мероприятий, дата окончания - через 1 месяц после проектных мероприятий). Поэтому, составляя заявку, внимательно изучите все условия фонда.

06.10.2010

Планируя бюджет проекта, внимательно прочитайте условия финансирования, которые предлагает фонд. У многих фондов есть требование само- и софинансирования. Всё, что вы будете вкладывать в проект со своей стороны (техническое оснащение, канцтовары, работа волонтеров), нужно просчитать в финансовом выражении как самофинансирование. Софинансирование - это материальные и нематериальные вложения в проект из других источников (другой фонд, спонсоры, партнеры). К началу проектного срока YiA переводит лишь 80% средств, обозначенных в договоре по проектному финансированию. Оставшиеся 20% вы можете получить после того, как сдадите отчет по проекту. Как можно справится с этой ситуацией, если нет финансовых запасов?
Еще на стадии подготовки заявки нужно учитывать это условие и детально просчитать долю самофинансирования, возможности поступлений из других источников и перераспределить финансовую нагрузку. 

Варианты:

- Составить договоры с партнерами по проекту, что часть расходов они возьмут на себя (и эти расходы будут компенсированы по завершении проекта и получении оставшихся 20% процентов от фонда).
- Со всеми поставщиками услуг и товаров для проекта (проживание, питание, транспорт, канцтовары, зарплата лекторов, экспертов и проч.) договариваться заранее об оплате в рассрочку (скажем, 20% предоплаты, 50-60% по получении услуги/товара, 20-30% по завершении проекта). 
- Покупки проектных запасов лучше делать не в магазинах, а на оптовых складах и/или у производителей (при необходимости оформляйте везде партнерские договоры и карточки постоянных клиентов; это даст вам скидки и на проектные закупки, и на покупки для вашей организации в будующем).
- Часть расходов по проекту взять на себя и получить компенсацию по завершении проекта, оформив расходы авансовыми отчетами (проще говоря, взять деньги в долг).
- Трудно найти спонсоров, способных выложить круглую сумму, только услышав пару слов о вашем проекте. Но не так мало тех, кто сможет помочь вам другим способом: бесплатно предоставить помещения, принтер, проектор, видеокамеру, бумагу, воду... Мало на какой фабрике/заводе вы сможете заинтересовать администрацию своим проектом так, чтобы они стали вашими генеральными спонсорами :) А отгрузить вам со склада готовой продукции рулон бумаги не составит сложности :) Но тщательно подготовьтесь к разговору и заранее составьте письмо-просьбу к администрации о том, что вам нужно от них (в 1-2 предложения) и зачем - т.е. очень коротко и четко опишите ваш проект (без "воды", конкретно по фактам, не более 1 страницы).
- Привлекать и информировать всех, кто так или иначе может быть заинтересован в осуществлении проекта. Люди могут не догадываться, что ваш проект испытывает нужду в средствах и оснащении. Нужно об этом говорить :) Нужно информировать людей, спрашивать - вполне возможно, что они могут помочь вам :) Обязательно стОит обратиться за помощью в муниципальные центры молодежной работы. Как правило, у них есть помещения и техника, которые они могут дать вам в аренду бесплатно или за очень небольшие деньги.
- Далеко не все проекты проходят совершенно бесплатно для участников. Во-первых, участники берут на себя 30% дорожных расходов. Во-вторых, небольшая (разумная) плата за участие в проекте - тоже обычная практика (и это как раз может оказаться недостающим ресурсом).
- Дорожные расходы участников компенсируются, как правило, в размере 50-70%. Эту сумму можно выплатить участникам в конце мероприятия, а можно по завершении проекта (после получения 20%) сделать денежные переводы (когда участники пришлют вам оригиналы обратных билетов). Но в последнем случае нужно учесть расходы на банковские переводы - еще в самом начале, при просчитывании бюджета. И лучше выдать всем участникам конверты с адресом вашей организации, чтобы они сразу высылали билеты по возвращении домой.
- При составлении бюджета не забывайте учесть все налоги (проштудируйте закон о налогообложении в вашей стране). Как правило, фонды поддержки молодежной работы НЕ компенсируют расходы по налогам, мед. страховкам, визам, конвертированию валюты, услугам банков на переводы и платежные поручения... Это входит в долю вашего самофинансирования или относится к расходам участников проекта. Но не забудьте это учесть, иначе при оформлении бухгалтерского отчета по проекту вы будете, как минимум, неприятно удивлены дополнительными затратами...

15.10.2010.

Сроки проектных мероприятий будут зависеть от многих "вводных". Обсудить предварительные даты еще на этапе написания проекта нужно, во-первых, с партнерами, во-вторых, с тренерами/ лекторами/ экспертами/ модераторами/ волонтерами, которых вы планируете пригласить на проект. СтОит продумать и список запасных кандидатур на случай, если придется делать замены (форс-мажорные ситуации, увы, случаются чаще, чем мы можем предположить). Уточните, когда в школах и вузах (если потенциальные участники связаны с этими учебными заведениями) "горячая пора" - начало или окончание учебного периода, экзаменационные сроки. Помните и о том, что вашим потенциальным участникам нужно будет "выпасть" из процесса своей обычной жизни - договориться с администрацией школы/вуза, отпроситься с работы/взять отпуск, оставить свою семью (даже если бОльшая часть участников проекта - несемейная молодежь, часто они тесно связаны с родительской семьей, жизнь которой во многом может от них зависеть). Поэтому, планируя даты проекта, помните, что уехать из дома на 3-5 дней, половина из которых выходные, значительно проще, чем на неделю-две... С другой стороны, не многие захотят ехать за тридевять земель на 1-2 дня... Конечно, многое определяется тем, ЧТО вы предлагаете своим проектом. Но формальную составляющую нашей жизни все-таки вредно недооценивать :) 

16.10.2010

Одно из самых важных условий успешного проекта - согласованность действий: все члены команды, готовящей и реализующей проект, должны быть в курсе развития событий и идей. Между организаторами и партнерами на всех этапах работы над проектом должен быть взаимный обмен информацией. В противном случае неизбежны ситуации, когда каждый надеялся на другого, а в результате не сделал никто; или когда каждый видит реализацию этапа по-своему, и команда действует, как лебедь, рак и щука... Все действия по проекту, роли и задачи нужно не только равномерно распределить между членами команды, но и убедиться в том, что все одинаково их понимают. Для этого имеет смысл делать промежуточные информационно-контрольные рассылки/листы/таблицы/схемы... с перечнем реализованных и будущих задач (+ ответственных лиц).

18.10.2010

Еще на этапе разработки проекта нужно продумать:

а) как будет измеряться результат проектной деятельности, какие критерии будут применятся для этого (результатом может быть видимый и распространяемый продукт совместной работы участников - брошюра, следующий проект, инфо-лист, сборник материалов, фильм, концерт и т.п.; если целью проекта было улучшение какого-то качества, результат можно продемонстрировать, например, с помощью данных исследования/анкетирования, которое вы проведете  ДО и ПОСЛЕ проектных действий);  

b) какие действия нужны для того, чтобы достойно продемонстрировать результат проекта (возможно, для этого нужны будут какие-то действия ДО реализации проекта, поэтому об этом нужно позаботиться заранее);

c) если есть необходимость или интерес, как провести анализ целевой группы (продумать не только анкеты кандидатов на участие в программе проекта, но, возможно, и какие-то анкетные исследования, которые будут проводиться среди участников в ходе проекта);

d) по каким критериям будет проводиться оценка проекта (это зависит и от требований, которые выдвигает фонд-грантодатель, и от ваших собственных целей проекта);

e) как и какими средствами будет проводиться демонстрация и распространение результатов проекта (заранее найти тех, кто может выполнять эти задачи, и договориться с ними);

f) это же касается и задач, связанных с обеспечением видимости проекта (рассылки/печатные инфо-листы/ видео-ролики в Интернете/ информация в СМИ и т.п. - рекламного характера ДО проекта, информационного - во время и по окончании).

Продолжение перечня зависит от целей и задач проекта, а также от требований и условий поддерживающего ваш проект фонда.

20.10.2010

Все задачи, выполнения которых вы ждете от партнеров, должны быть определены ДО того, как вы подадите заявку, ДО того, как партнеры оформят Part 3 по вашему проекту. Если вы чувствуете необходимость, взаимообязанности с парнерами можно обормить отдельными партнерскими договорами. Точно так же, еще до того, как вы начнете распространять приграшение на проект среди целевой группы, нужно четко описать все условия проекта (участники должны хорошо представлять себе, куда они едут, в какой программе будут участвовать, в каких условиях будут жить, какие ресурсы затратят, какие требования к ним предъявляются и что они в результате от проекта получат).

22.10.2010

К тому моменту, как вы, определившись с выбором фонда-грантодателя, начнете писать проектную заявку, усилиями вашей проектной команды должна быть четко сформулирована и записана логическая матрица будущего проекта.
Что должно, как минимум, входить в нее? 

1.   Название проекта. 

2.   Цели проекта (и широкие, и конкретные). 

3.   Причины необходимости проекта (из swot анализа):  проблема; в чем причины проблемы; какие могут быть последствия, если проблема не будет решена; как проект будет решать проблему = цель проекта. 

4.   Заявитель: название вашей организации; дата создания/ регистрации организации; направления деятельности (в соответствии с уставом); количество членов; основные события, результаты основной деятельности; реализованные проекты (если были); бюджет организации; мотивация организации в проведении проекта.

5.   Члены проектной команды (от организации) 

6.   Организации-партнеры: первый партнер - что делает? второй партнер - что делает?

7.   Целевая группа (для кого проект: возраст, социальный статус, интересы…) 

8.   Поставщики услуг и/или товаров для реализации проекта. 

9.   Мероприятия по поиску и отбору поставщиков; договоры с поставщиками. 

10. Методы реализации проекта (применяемые методики: как, какими способами, через какие мероприятия будут выполняться задачи проекта, достигаться цели). 

11. План действий (мероприятия и время их проведения – ежедневный график мероприятий). 

12. Лекторы, тренеры, эксперты, модераторы, волонтеры проекта – отбор, приглашение на проект, договоры, определение ролей и задач в проектной деятельности. 

13. Планируемые материальные результаты (материалы, объекты). 

14. Ожидаемые нематериальные результаты (качественное изменение, улучшение). 

15. Видимость (визуализация) проекта (СМИ, логотипы, реклама и т.д.). 

16. Риски реализации проекта. 

17. Мероприятия, снижающие риски. 

18. Оценка проекта (какие критерии будут применяться для измерения выполнения задач и достижения целей проекта).

19. Устойчивость проекта (что обеспечит не только успешное выполнение действий проекта, но и долговременное дальнейшее сотрудничество партнеров и участников).

24.10.2010

Отдельного внимания при подготовке проекта требуют технические "мелочи": канцтовары, распечатки, техника и ее запчасти, самого разного свойства подручные средства (в т.ч. медикаменты) - в общем, инструментарий для каждого проектного мероприятия. 
Если не написать для каждого мероприятия список "нужностей" и "ненужностей"(на всякий пожарный), действовать порой приходится, как на пожаре :)) Когда-то давно попалась мне статья, где автор делится опытом организации фестиваля интеллектуальных игр. Предлагаю ее вашему вниманию: ТУТ  И пусть ваши проекты никак не пересекаются с играми ЧГК, дельные советы опытного организатора всегда пригодятся - составьте по его примеру свою матрицу материальных средств и их обеспечения. Удачи! :) 

25.10.2010

Выбирая фонд, внимательно прочитайте: 

- на каких условиях, каким лицам/организациям фонд дает финансирование, какие проекты поддерживает, какие выдвигает приоритеты;

- какую форму заявки и форму отчетности требует фонд;

И обязательно договоритесь с координатором фонда о предварительной консультации по своей проектной идее.

УДАЧИ!!!